无论您从事哪个行业或在团队中扮演什么角色，协作都是现代工作的重要组成部分。 为您的产品创建和维护文档没有什么不同。 在负责文档的团队中，通常成员具有不同的专业领域和经验水平，如果您想为受众提供高质量的资源，您需要建立良好的协作实践。 幸运的是，有很多方法可以改善文档协作。在本文中，我们将向您介绍一些您绝对应该尝试的方法。 让我们从第一个开始吧！ 定义协作角色 文档工作需要一支团队并精确管理他们的角色和职责。 想象一下，如果您有一个由十个人组成的团队，他们各自对文档进行自己想做的事情，那么您的文档会是什么样子。 最有可能的是，缺乏方向和清晰度会导致令人困惑、无用且简而言之低质量的文档。
这就是为什么你应该明确定义参与制定文档的
每个人的角色。裁兼数字营销资深人组织。 合作者之间对任务的清晰认识也会对整个团队的工作效率产生积极的影响。 根究，角色明确的员工比不清楚自己在团队中地位的员工效率高 53%。 插图：据：话说，定义协作角色将使团队更有效率在协作 电话数据 编写文档时，您在团队中应该扮演什么角色？ 解决方案架构师文档角色的划分如下： 所有者 合作者 评论员 读者 角色的职责和权限从列表顶部的最多到列表底部的最少。 例如，所有者可以查看和编辑文档、授予和撤销权限以及控制文档和文档处理过程的各个方面。 合作者或作者可以查看和编辑文档。 评论者也可以查看文档，但只能发表评论而不能编辑内容。
读者是具项权限的角色读文档您定义
这样的协作角色时，团队中的每个人都会清楚地知道他们能做什么、必须做什么，以及其他人有什么任务。 这样就创建了一个统一的合作团队，他们可以满怀信心地朝着共同的目标努力。 控制文档访问 正如我们在前面提到的，协作角色有不同的任务和职责。 建立对文档访问的控制可以帮助您的团队成员专注于他们的角色并防止对文档进行不必要 预计 2023 年数字媒体将引领美国广告业增长 的更改。 例如，如果您将贡献者分成几组，正如我们之前建议的那样，每个组将拥有不同的权限 – 贡献者将能够编辑内容，读者只能查看内容，等等。 但是，您也可以控制哪个团队可以访问哪些文档。例如，您可能希望将代码文档仅限于软件开发人员查看。 如今，大多数文档工具都允许您通过这种方式控制访问权限。下面，您可以看到这些设置是什么样子的。
来源它可以简单到确定哪些团队可
以阅读文档以及哪些团队也可以为其做出贡献。 请记住，随着团队的发展，跟踪哪个人有权访问文档的哪些部分以及他们的权限将变得越来越困难。 这就是为什么经验丰富的高级产品经理海萨姆·阿卜杜勒·马拉克团体而不是个人。 插图键在于您可以对文档进行更高级别的控制。 通过将员工划分为不同的组并为这些组提供不同的权限和文档访问权限，您可以知道谁可以查看、编辑、编写、评论、上传、下载等。 这也提高了协作能力，因为每个团队成员都知道他们可以访问和处理什么，所以他们不会因为干预文档的错误部分而造成混乱，甚至错误。 将起草与编辑分开 创建文档并不是一个简单的、一步到位的过程。 作家通常不会只是坐在电脑前，一次性写出一份文档，从一张空白页到完整详细的信息资源。 技术写作非常复杂，它应该涉及多个独立的流程。起草和编辑是不可协商的。
简而言起草就是创建文档的版本无论是早
期版本还是最终版本。以下是Calvert Academy对落。 在协作处理文档时，起草过程应在团队进行编辑之前完成。 如果您和您的团队使用文档工具起草文档，您可以寻找将您的文档标记为草稿的选项。 来源：Archbee 这样，负责编辑过程的人就知道哪些文档可以进入下一阶段。 您可能已经猜到了，下一个阶段是编辑过程。 只有在所有文档草稿编辑人员完成其部分工作后，才可以开始编辑。 Slite 前营销主管Clément Rog指出，编辑应该彻底。 插图：Archbee / 数据：Slite 在编辑过程中，应检查文档的清晰度、语法准确性、对读者的实用性等。 文档的作者可以编辑自己的草稿，但这也可以是一个协作过程——让新的人来检查草稿并没有什么坏处。 如果参与编辑的每个人都遵循相同的指导方针，那也不会有什么坏处。您可以使用一份编辑清单来确保这一点，该清单以易于遵循的格式提供了所有关键要素。 例如，下面是经验丰富的产品文案撰稿人Edward Cheung编写的编辑清单的一部分。
资料来源资组合 像这样的详细清单可以使团队
在编辑草稿时更容易涵盖所有基础，并确保最终产品质量的一致性。 起草和编辑是创建文档的关键部分，但它们不应该混淆。 将它们分开是确保团队能够在各个流程上进行协作并最大化结果并生产出优秀最终产品的正确方法。 在文档内进行沟通 文档团 美国电话列表 队内部的沟通对于高效的协作至关重要。 这基本上是不言而喻的。 如果团队成员之间不沟通、不交换想法、不给予和接受反馈等，就很难想象他们之间能够进行富有成效的合作并产生出色的文档
例如您与团您就可以练习同步
沟通。 尽管同步通信高效且即时，但它至少有一个明显的缺点——中断。 当有人给您打电话或在Slack上给您发送消息时，它会打断您的文档工作。 根据密歇根州立大学的研究，即使是短暂的中断也会使错误率翻倍。 插图密歇根州立大学 另一方面，异步通信不会干扰工作流程和深度专注。 例如，如果您使用为文档平台，您可以在文档中留下评论以供其他团队成员查看，而不会打扰他们。 即使您只是在评论中提及他们，他们也会在下次有空时看到通知。
