任何处理大量数据的公司都会证明，不当的文档控制流程会不必要地增加文档处理过程的复杂性。
一个简单的查询可能会变成一项繁琐的任务。在某些情况下，尤其是在已经很混乱的遗留系统中，一些管理员可以勇敢面对混乱，并学会以一定的精确度进行导航。但是，如果这种复杂性逐渐影响到您的用户，那么这将是灾难的根源。这就是为什么我们需要知道如何改进文档控制流程。
创建文档跟踪
随着文档的发展，存储文档的基础设施 电话号码库 也在不断发展。处理 2-3 个文件的简单操作可能不需要深入到几个桌面图标。然后，需要文件夹、标签、元数据和其他此类信息，以确保即使在数百万个文件中也能找到该文件（如果需要）。通过创建文档跟踪，您可以轻松找到您想要的文件/文件夹，而不必逐个筛选每个文件夹。
作为审计跟踪的一部分，这样的系统还应该能够追踪哪个用户在何时访问了哪个文件，这样我们就可以轻松地绘制出文档的历程。
告别纸张
只要企业依赖纸张，文档处理过程就永远分为两部分。现在，无论您的数字文档整理得多么高效，您总是会怀疑（并浪费宝贵的人力时间进行验证）是否存在一些在印刷品中不存在的东西。
为了解决这个问题，请使用功能强大的基于 OCR 的搜索工具，该工具可 BZB 目录 让您将所有物理文档数字化为可搜索的数字文档。您不仅可以通过数字内容找到文档，还可以通过PDF、扫描和图像等只读内容找到文档。结合元数据和自定义元数据以及“相关文件”，您可以创建一种机制，可以一次性查询所有相关内容，而不必单独搜索每个项目。
此外，您甚至可以将文档通过电子邮件发送到您的云存储（带有适当的元数据），系统收到后即可对其进行分类。您还可以确保文档根据您的自定义方案进行注册和编号。
制定更好的工作流程
文档需要以可预测和可追踪 本地 SEO 策略助力成功吸引潜在客户 的方式从一个部门转移到另一个部门。这些转移都是需要考虑的关键数据。这给我们带来了一些在继续之前必须在组织内询问的重要问题。
- 应如何更新文档？
- 实施变革是谁的责任？
- 有人会收到这些变化的通知吗？
- 谁将负责从旧系统向新系统的转变？
这样的系统还应该能够转移文件以进行自动批准（无论是按照层次结构逐一批准还是按任何顺序批准），并且能够以有利于公司政策的方式处理工作流程。
文档访问角色很重要
组织规模越大，文档的通用性就越差。有时，对一个部门来说最重要的文档可能对另一个部门毫无意义。但是，这些文档仍然需要出现在系统中，而不会阻塞人们的通知。您应该能够为用户和用户组设置优先级的文档。即，某些用户和用户组将有权访问某一级别的文档，而其他用户和用户组可能具有受限访问权限、只读访问权限或根本没有访问权限。您还可以设置某些文档，使其一次只能由一个人查看。
结论
为了实现这一切，您需要一个安全可靠的解决方案，该解决方案受到最高级别的网络安全保护，同时不会影响您的内容访问。Folderit 为您提供上述所有功能以及更多功能，帮助您实现理想的文档控制流程。
